מציאות מדומה הפכה עם השנים לנפוצה פי כמה בהשוואה לעבר, בין השאר בזכות התפתחויות טכנולוגיות והעלאת המודעות לגבי היתרונות המוחשיים שלה. יש לכך לא מעט היבטים. נוכחות מרשימה של סרטונים והפקות המבוססים על מציאות מדומה ניתן למצוא יותר ויותר בתחום הכנסים והאירועים, בו המציאות המדומה עשויה לקבל על עצמה כמה וכמה תפקידים ולבצע אותם בצורה מושלמת. הנה כל מה שחשוב לדעת על מציאות מדומה בכנסים והיתרונות המגוונים של השילוב שלה.
כך תפגשו מציאות מדומה בכנסים
הנוכחות של מציאות מדומה בכנסים אינה תוצר של השנים האחרונות בלבד, אם כי אנחנו כאמור עדים לעלייה משמעותית בביקוש משנה לשנה. הסיבה הראשונה היא שמציאות מדומה היא אטרקציה של ממש, שיכולה להפוך כל כנס המצטייד בה למיוחד ולזכיר פי כמה בפני קהל האורחים: כמעט בכל המקרים האטרקציה המשלבת מציאות מדומה היא שתקבל את מרבית תשומת הלב ותהפוך ל"וואוו" שהאורחים מצפים לו בבואם לכנס. אם משווקים בכנס הזה מוצר או מציגים חברה מסוימת, למשל, מדובר כאן באפשרות מצוינת לבנות מוניטין חיובי בקרב קהל היעד.
מציאות מדומה בכנסים עשויה להתקשר בצורה הדוקה למטרות הכנס, כך שמדובר בכלי שיווקי מהשורה הראשונה. דרך הסרטון אפשר להציג מוצרים ושירותים שונים, למשל נכסי נדל"ן, יעדים תיירותיים, ציוד טכנולוגי, פריטי הלבשה וכן הלאה. ידוע הרי שאין תחליף למראה עיניים, כאשר מציאות מדומה לוקחת את זה כמה צעדים קדימה. האדם מרגיש כאילו הוא נמצא בסביבה "אמיתית", חווה את הסיטואציה, מפעיל חושים שונים ומתרשם מהמוצר המשווק בצורה הכי ישירה ומדויקת שיש.
מציאות מדומה היא דרך נפלאה להעביר לקהל היעד את המסרים שמעוניינים להעבירו. ממש כמו שלימוד של ילדים הופך למוצלח כאשר הדבר נעשה בצורה מהנה דרך משחקים, כנס חווייתי עשוי להביא לכך שכל אלמנט בו, כולל כמובן המסרים הרצויים, יגיעו לקהל היעד וייקלטו על ידו. סבירות גדולה שהקל אפילו יקבל את המסרים בהבנה ובאהדה, מה שלא מובן בתקופה בה כל אחד ואחת מאיתנו מוקפים בנסיונות שיווק אגרסיביים, גסים ולא משכנעים.
הכול מתחיל בתכנון
פנייה לאנשי מקצוע ולספקי שירותים שונים היא חלק מרכזי בכל כנס, כשרבים יטענו בפה מלא שמדובר במשימה המורכבת ביותר. אם מעוניינים בשילוב סרטוני מציאות מדומה בכנסים, ברור שהאופציה היחידה היא לפנות לחברה שההתמחויות העיקריות (או היחידות שלה) הן תכנון, הפקת ועריכת סרטונים מהסוג הזה. יצירת הסרטונים דורשת מטבע הדברים ציוד מיוחד וידע טכני רחב. גם אם חברה מסוימת היא מומחית בהפקת סרטונים לכנסים, ממש לא מובן מאליו שהיא תוכל להציע פתרונות מספקים גם בכל הנוגע להוספה של מציאות מדומה בכנסים.
מלבד הפעולות הטכניות המאפשרות הוספת מציאות מדומה בכנסים, חשוב לזכור שיש הבדלים רבים בין כל כנס לכנס ובין כל חברה המארגנת כנס או משתתפת בו. כדי שהסרט יהיה מוצלח ויבטא את המטרה שלשמה הוא מופק, חשוב שהחברה שלוקחת על עצמה את המשימה תבין בדיוק מה הלקוחות שלה מעוניינים להפיק. אחד האתגרים העיקריים כאן הוא "לתרגם" את ה-DNA של החברה, החזון והמסרים של החברה לכדי אלמנטים תוכניים הנוגעים למציאות המדומה המופיעה לנגד עיניו המשתתפים בכנס.
לעיתים דווקא הפרטים הקטנים בחוויה או בסביבה הנוצרת הם שעושים את ההבדל הגדול. כדי שהתוצאה תהיה מרשימה ומוקפדת, אסור להתפשר או לעגל פינות. הפקה של סרטוני מציאות מדומה בכנסים, או הפקת ביתן vr בכנס ולכל מטרה אחרת, היא מורכבת בהשוואה לסוגים אחרים של סרטונים. התוצאה היא תהליך עמוס שלבים הנעשה מול הלקוחות: פגישת היכרות, קריאייטיב, תסריט, הפקה מקדימה, הפקה בפועל, עריכה וכן הלאה. זו הסיבה לכך שמומלץ מאוד שלא להשאיר את התכנון לרגע האחרון, אלא לפנות לחברה המיועדת חודשים לפני המועד המתוכנן של הכנס.